今日ご紹介するYouTubeは、書類などを郵便やＦＡＸではなくメールで送る場合に、PDFなどの電子書類にどうやって自分の印鑑を押印すればいいのか、の解決方法です。
ここでは、「画像の透過処理」という技術が必要ですが、このYouTubeを見ると基本的な内容が理解できます。
「画像の透過処理」はとても応用範囲の広い技術ですので、ぜひとも、理解をして身につけましょう！
文書の電子化以前の今までの流れ
見積書をお客様に提出する場合
その1：見積書の手書き時代
- 文具店でコクヨなどのメーカーの複写式の見積書を購入
- 見積書の摘要欄に商品名、数量、金額を入力
- 電卓で計算して合計金額を出して見積書の内容が完成
最後に - 宛名に相手先の名前を入れる
- 発行元である自分の会社名・住所などの印鑑を押す
- 担当者の欄に印鑑を押す
- 出来上がった見積書を郵送・ＦＡＸする
その2：見積書の電子化時代(エクセル)
- エクセルで事前に見積書のテンプレートを作成しておく
- 自分の会社名・住所などはエクセルのテンプレートの中に最初から記載しておく
- 見積書の摘要欄に商品名、数量、金額を入力する
- エクセルが自動で合計金額を計算してくれる
- 宛名に相手先の名前を入れる
しかし実はここでも大きな問題が残っています。
それは、最後の最後には、エクセルで出来上がった見積書を紙で印刷して、会社名の角印と担当者欄の印鑑を押すという手作業が残っていることです。
つまり、せっかくパソコンで見積書が電子化されたのに、印鑑が必要なので、会社の角印と担当者の印鑑を押すために紙で印刷する、という手作業が必要になります。
結局、紙で印刷した見積書に印鑑を押して、その控えをコピーして残して、原本の見積書を郵送あるいはＦＡＸする、という流れになります。
その3：見積書をPDFによる電子化時代
最近は、見積書を郵送やＦＡＸで送るのではなく、PDFで電子メールで送付する、という流れが一般になってきました。
見積書をPDFによる電子化時代の利点
- 郵便の切手代(送料)がかからない・・・経費の削減
- 見積書を紙で印刷しないので紙代がかからない・・・経費の削減と資源の保護
- パソコン上で作業が完結するので能率的・・・時間の節約
- 見積書をパソコン上で管理できるので保管場所が不要・・・机の上の整理
- 後日、その見積書が必要になった場合に見つけるのが容易・・作業の効率化
などなど
ところが、いいことづくめのように思えますが、ここでも次の問題があります。
それは、見積書に印鑑が必要、という習慣がなくなっていないことです。
つまり印鑑をどうやってパソコンで作成した文書に押印するのか、が問題になります。
パソコンで作成した文書に印鑑の画像を貼り付ける方法
結論からいえば、印鑑を画像化してその印鑑の画像を書類の上に載せる(貼り付ける)、という作業を行ないます。
会社の角印について
テンプレートに最初から画像を載せておけば手間が最初の一回ですみます。
担当者の印鑑について
担当者の印鑑の画像をパソコンで用意しておいて、それをパソコン上で書類に貼り付ければ完成です。
実は、ここまでは何とか考えつくのですが、実際に印鑑の画像を作成する段階でつまづいてしまいます。
印鑑を電子化で利用する際の問題点
- どうやって印鑑をパソコンで使える画像にするのか?
- 画像化した角印を会社の住所の上に貼り付けると、下の住所が透けずに隠れてしまう
さて、ここで、パソコンに詳しい人のアドバイスが必要になります。
技術的なポイント
具体的には、ある風景の写真が1枚と別の人物の写真が1枚あるとします。
この風景に人物の写真を貼り付けて、自然な写真にするにはどうすればいいか、という事例と同じです。
つまり、住所が記載されているエクセルの上に会社の角印を貼り付けて、自然に見えるようにするには、どうすればいいか、ということです。
それは、紙で作る影絵と同じで、人物の背景を全部切り抜いて(消去・透明化して)、人物の部分だけを風景の絵に載せてしまえばいいわけです。
この人物の背景を全部切り抜いて(消去・透明化して)、人物の部分だけにする作業が、「画像の透過」という作業です。
そして、この画像の透過ができても、保存する際に画像の保存形式が複数あって、この保存形式を間違うと、せっかく透過処理した画像も、透過でなくなってしまうのです。
以上の作業をまとめると
- 紙に画像化したい印鑑を押す・・・・L版の写真用紙がお勧め
- 紙の印影をスキャナーで画像形式でパソコンに保存する
ないしは、スマホのカメラで上手に写真撮影をする - パソコンの印鑑の印影の画像を透過処理する
- 透過処理した印鑑の印影の画像を、png形式で保存する
- エクセルで作成した文書に透過処理した印鑑の印影を貼り付ける
- 完成した見積書をPDFとして保存して、メールで送信する
以上の流れの中で、一番の難関は、透過処理された印鑑の画像を用意するところです。
今回ご紹介するYouTubeの動画は、画像の透過処理と保存のやり方がとてもわかりやすく説明してくれています。
1日で身につくスキルですが、応用範囲が広い技ですので、ぜひ、お試しください！
